شاهد مقطع فيديو عن كيفية كتابة رسالة رسمية

طريقة كتابة الخطاب الرسمي

هناك عدد من الأمور التي يجب أن نراعيها عندما نكتب خطاب رسمي ومنها ما يلي:
انواع الخطابات الرسمية

يجب أن نعلم أن هناك عدد من الأنواع من الخطابات الرسمية؛ فهناك الخطاب الموجه إلى جهة رسمية وذلك من جهة رسمية أيضا، وهناك خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية، بحيث يكون الفرد المرسل هو واحدا من العاملين بها أو أحد المستفيدين من الخدمات التي تقدمها، وهناك الخطاب الموجه من أحد الجهات الرسمية إلى الفرد، وهناك عدد من الاختلافات في الصيغ حتى لو لم تكن كبيرة ولكننا سنقوم بإيضاحها.
اشكال الخطابات الرسمية

جميع أشكال الخطابات السابق ذكرها يجب أن تتكون من التالي فقط:

– ورق سادة سواء كان أبيض أو أصفر، أو ورق يكون عليه الشعار الخاص بالجهة التي تقوم بالإرسال إن كانت جهة رسمية، ولكن ممنوع تماما أن يتم الرسم أو وضع أحد الأشكال على الخطاب.

– من الأفضل أن تتم كتابة الخطاب من خلال برنامج الوورد، على أن يكون نوع الخط أريال وحجمه 16، أما إن تم كتابة الخطاب باليد فيجب كتابته بالقلم الأزرق حتي يتميز الأصل عن الصور فيما بعد.

– تتراوح المسافة بي السطور من سطر إلى نصف سطر.
– يجب أن يتم الكتابة في نصف الورقة مع عدم وجود إطارات.
خطوات كتابة لخطاب الرسمي

– يجب أن تكون صيغة الخطاب كالتالي: أن يبدأ الخطاب بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) وأسفل ذلك السطر يتم كتابة اسم الشخص الذي يتم توجيه الخطاب له، أو البدء بصفته، ثم التحية من خلال كتابة (السيد/ …..)، وفي السطر التالي يكتب (تحية طيبة وبعد) ثم نبدأ مضمون الخطاب.

– يجب أن نراعي أن يكون متن الخطاب دقيق في وصف الطلب أو السبب في إرسال الخطاب، وأن يكون قدر الإمكان مقتضب، وأن يقسم إلى عدد من النقاط في حالة أنه يحتوي على روط عقد، أو تفنيد لعدد من الأمور التي يتطلب توضيحها.

– في نهاية الخطاب نختتم بكتابة التحية (ولكم جزيل الشكر) وأسفلها نكتب من اليمين (مرسله لسيادتكم …)، ويجب أن نراعي وضع الأختما والتوقيعات في الأسفل لإضفاء الشكل الرسمي على الخطاب إن تطلب الأمر ذلك.