مايو 28, 2023

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

فيديو كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

نكتب جميعًا جميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني في العمل: الإعلان عن أخبار الشركة ، وطلب المعلومات ، والرد على العملاء ، ومتابعة الاجتماعات ، والمزيد. إذا كنت تشعر بعدم الارتياح بشأن صياغة مثل هذه الرسائل ، فنحن هنا لمساعدتك

في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي ، وما هو تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي ، وكيفية التأكد من أن رسالتك واضحة واحترافية. في الجزء السفلي من هذه الصفحة ، ستجد بعض الأمثلة الرسمية للبريد الإلكتروني لمناسبات مختلفة. لا تتردد في استخدامها كمرجع

كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي
كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

تعد كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل أسهل بكثير عندما تعرف كيفية تنظيمه. فيما يلي المكونات الرئيسية التي يجب أن تحتوي عليها رسالتك.

الموضوع

  • هذا هو الجزء المهم من بريدك الإلكتروني الذي يحدد ما إذا كان الشخص يفتحه بالفعل
  • يقوم سطر الموضوع الجيد بإعلام المستلم عن موضوع البريد الإلكتروني ولماذا يجب عليه قراءته.
  • حاول أن تجعل سطر الموضوع واضحًا ومحددًا ودقيقًا.

التحية

  • كيف تبدأ البريد الإلكتروني الرسمي؟
    • في بداية رسالتك الإلكترونية ، استقبل شخصًا بالاسم.
    • اعتمادًا على مستوى الإجراءات الرسمية ، قد تختلف تحياتك من كلمة "مرحبًا" بسيطة إلى "عزيزي السيد / السيدة / دكتور / الأستاذ
    • في معظم المناسبات الرسمية ، استخدم علامة النقطتين بدلاً من الفاصلة بعد التحية . على سبيل المثال ، "عزيزي الدكتور ....... "

نص البريد الإلكتروني

  • قم دائمًا بتخصيص بريد إلكتروني واحد لموضوع واحد.
    • حاول أن تجعل بريدك الإلكتروني قصيرًا وبسيطًا ولا تفرط في تحميله بتفاصيل إضافية. تذكر أن البريد الإلكتروني ليس أفضل مكان لمناقشة مطولة.
    • قسّم رسالتك إلى فقرات واستفد من العناوين والقوائم. عندما يكون ذلك مناسبًا ، أكد على المعلومات الأساسية بخط غامق أو مائل ، ولا تبالغ في ذلك. هدفك هو جعل بريدك الإلكتروني منظمًا وسهل البحث قدر الإمكان.
  • اشرح ما تكتب عنه.
    • إذا كنت تراسل شخصًا غريبًا عبر البريد الإلكتروني ، فقدم نفسك بإيجاز ثم انتقل مباشرة إلى هذه النقطة.
    • حدد الغرض من بريدك الإلكتروني بوضوح حتى يتمكن الشخص من فهم سبب مراسلته بالبريد الإلكتروني وكيف يمكنه المساعدة.

إغلاق البريد الإلكتروني الرسمي

  • إذا كنت تريد منهم القيام بشيء ما ، فقم بتضمين عبارة واضحة ومحددة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
  • إذا كنت تنتهي للتو من المناقشة التي أجريتها سابقًا ، فقم بإنهاء بريدك الإلكتروني بملاحظة ودية لإظهار للقارئ أنك على استعداد للبقاء على اتصال معه.

التوقيع

  • إليك العبارات المهذبة التي يمكنك استخدامها لتسجيل الخروج من بريدك الإلكتروني:
    • مع خالص التحيات
    • مع أطيب التحيات
    • مع احترامي وتقديري
    • تحياتي الطيبة
  • بعد ذلك ، أدخل اسمك وتفاصيل الاتصال بك. إذا كنت تكتب نيابة عن شركة أو مؤسسة ، فقم بتضمين هذه المعلومات في توقيعك أيضًا

نصائح هامة لكتابة نموذج ايميل رسمي

بمجرد صياغة بريدك الإلكتروني ، هناك بعض الأشياء المتبقية للتحقق منها

  • تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني مناسب.
    • إذا كنت تكتب من بريد إلكتروني شخصي ، فيجب أن يبدو عنوانك على النحو التالي: [email protected] .
    • إذا كنت تراسل بريدًا إلكترونيًا نيابة عن شركة ، فاستخدم البريد الإلكتروني لشركتك.
    • قم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي.
  • تحقق مرة أخرى من اسم المستلم والبريد الإلكتروني.
    • تأكد من أنك تكتب إلى الشخص المناسب وتكتب اسمه بشكل صحيح.
  • تحقق من القواعد النحوية والإملائية.
    • راجع بريدك الإلكتروني بعناية وتجنب استخدام الرموز التعبيرية
    • أو الاختصارات غير الرسمية مثل BTW أو ASAP. من الأفضل تركها لرسائلك للأصدقاء.
  • التزم بخط احترافي.
    • على الرغم من أن العديد من عملاء البريد الإلكتروني يسمحون لك بتغيير خط رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، استخدم شيئًا متحفظًا مثل Arial أو Sans Serif.
    • تجنب اللعب بألوان مختلفة واستخدام كل الأحرف الكبيرة.
  • لا تنسى إرفاق الملفات.
    • إذا كنت ترسل مستندًا إلى شخص ما ، فتأكد من إرفاقه.
    • قم بتسمية ملفك بشكل صحيح حتى يتمكن المستلم من تخمين ما بداخله (على سبيل المثال ، "ميزانية التسويق ، Q4.")

شاهد مقالنا السابق عن : كيفية كتابة رسالة رسمية